Materi Administrasi Kepegawaian kelas XI

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

PANGKAT, JABATAN, DP3, DAN DUK

                                               

A.   Kenaikan Pangkat

1.      Sistem Kenaikan pangkat regular

Kenaikan pangkat reguler diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang tidak menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu, termasuk Pegawai Negeri Sipil yang  melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya tidak menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu, diperkerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi induk dan tidak menduduki jabatan pimpinan yang telah ditetapkan persamaan eselonnya atau jabatan fungsional tertentu.

Kenaikan pangkat reguler diberikan sepanjang tidak melampau pangkat atasan langsungnya.

Kelengkapan administrasi Kenaikan Pangkat Reguler :

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Fotokopi DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir

·         Fotokopi STTB/Ijazah bagi yang memperoleh peningkatan pendidikan

·         Fotokopi surat perintah tugas belajar bagi PNS yang melaksanakan tugas belajar

Surat penugasan dipekerjakan/diperbantukan di luar instansi induknya bagi yang tidak menduduki jabatan structural atau fungsional tertentu

Kenaikan pangkat PNS yang akan pindah golongan, dilampirkan pula :

·         Fotokopi sah tanda lulus ujian dinas Tk.I untuk kenaikan pangkat dari Pengatur Tk.I golongan ruang II/d menjadi Penata Muda golongan ruang III/a

·         Fotokopi sah tanda lulus ujian dinas Tk.II untuk kenaikan pangkat dari Penata Tk.I golongan ruang III/d menjadi Pembina golongan ruang IV/a

·         Kenaikan ini tidak berlaku bagi PNS yang dikecualikan dari ujian dinas.

Kenaikan Pangkat Pilihan, PNS yang menduduki jab. struktural/fungsional.

Kelengkapan administrasi :

·         Fotokopi SK pengangkatan dalam jabatan terakhir

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Fotokopi DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir

·         Asli penetapan angka kredit bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional tertentu

 PNS yang menduduki jab. tertentu yang pengangkatannya ditetapkan dalam keputusan Presiden.

Kelengkapan administrasi :

·         Fotokopi SK pengangkatan dalam jabatan terakhir

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Fotokopi DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir

·         PNS yang menunjukkan prestasi kerja luar biasa baiknya.

·         Fotokopi SK pengangkatan dalam jabatan terakhir apabila menduduki jabatan struktural/fungsional tertentu

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Tembusan keputusan yang ditandatangani asli oleh Pejabat Pembina Kepegawaian tentang penetapan prestasi kerja luar biasa baiknya

·         Fotokopi DP-3 dalam 1 (satu) tahun terakhir

·         PNS yang menemukan penemuan baru yang bermanfaat bagi negara

·         Fotokopi SK pengangkatan dalam jabatan terakhir apabila menduduki jabatan struktural/fungsional tertentu

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Fotokopi keputusan tentang penemuan baru yang bermanfaat bagi negara dari Badan/Lembaga yang ditetapkan oleh Presiden.

·         Fotokopi DP-3 dalam 1 (satu) tahun terakhir

 PNS yang menjadi Pejabat Negara dan diberhentikan dari jabatan organik.

 Kelengkapan administrasi :

·         Fotokopi SK pengangkatan sebagai Pejabat Negara

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Fotokopi DP-3 dalam 1 (satu) tahun terakhir

·         Fotokopi keputusan pemberhentian dari jabatan organik

·         PNS yang menjadi Pejabat Negara dan tidak diberhentikan dari jabatan organik.

Kelengkapan administrasi bagi yang menduduki jabatan struktural/fungsional tertentu :

·         Fotokopi SK pengangkatan dalam jabatan terakhir

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Fotokopi DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir

·         Asli penetapan angka kredit bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional tertentu

Kelengkapan administrasi bagi yang tidak menduduki jabatan struktural / fungsional tertentu

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Fotokopi DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir

·         Fotokopi STTB/Ijazah bagi yang memperoleh peningkatan pendidikan

·         Fotokopi surat perintah tugas belajar bagi PNS yang melaksanakan tugas belajar

·         Surat penugasan dipekerjakan/diperbantukan di luar instansi induknya bagi yang tidak menduduki jabatan structural atau fungsional tertentu

·         PNS yang memperoleh Surat Tanda Tamat Belajar atau Ijazah/Diploma.

Kelengkapan administrasi :

·         Fotokopi sah ijazah terakhir

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Fotokopi DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir

·         Asli penetapan angka kredit bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional tertentu

·          Surat keterangan Pejabat Pembina Kepegawaian serendah-rendahnya pejabat eselon II tentang uraian tugas yang dibebankan kepada PNS yang bersangkutan kecuali bagi jabatan fungsional tertentu

·         Fotokopi surat tanda lulus ujian kenaikan pangkat penyesuaian ijazah kecuali bagi jabatan fungsional tertentu

PNS yang melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu.

Kelengkapan administrasi :

·         Fotokopi SK pengangkatan dalam jabatan terakhir

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Fotokopi keputusan/perintah untuk tugas belajar

·         Fotokopi DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir

 PNS yang telah selesai mengikuti dan lulus tugas belajar.

Kelengkapan administrasi :

·         Fotokopi SK pengangkatan dalam jabatan terakhir

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Fotokopi keputusan/perintah untuk tugas belajar

·         Fotokopi ijazah/diploma yang diperolehnya

·         Fotokopi DP-3 dalam 1 (satu) tahun terakhir

·          

PNS yang dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya yang diangkat dalam jab. pimpinan yang telah ditetapkan peersamaan eselonnya atau jabatan fungsional tertentu.

Kelengkapan administrasi :

·         Fotokopi SK pengangkatan dalam jabatan terakhir

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Fotokopi SK penugasan di luar instansi induknya

·         Tembusan PAK yang ditandatangani asli oleh pejabat penilai angka kredit bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional tertentu

·         Fotokopi DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir

Di samping sistem kenaikan pangkat tersebut di atas kepada Pegawai Negeri Sipil dapat diberikan :

·         Kenaikan Pangkat Anumerta bagi yang dinyatakan tewas;

·         Kenaikan Pangkat Pengabdian bagi yang meninggal dunia, mencapai batas usia pensiun, atau cacat karena dinas dan tidak dapat bekerja lagi dalam semua jabatan negeri.

·         Kenaikan Pangkat Anumerta PNS

·         Salinan/foto copy sah keputusan dalam pangkat dan atau golongan ruang terakhir;

·         Berita Acara dari pejabat yang berwajib tentang kejadian yang mengakibatkan yang bersangkutan meninggal dunia;

·         Visum et repertum dari dokter;

·         Salinan/foto copy sah surat perintah penugasan, atau surat keterangan yang menerangkan bahwa calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil tersebut meninggal dunia dalam rangka menjalankan tugas kedinasan;

·         Laporan dari pimpinan unit kerja serendah-rendahnya eselon III kepada pejabat pembina kepegawaian yang bersangkutan tentang peristiwa yang mengakibatkan Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan tewas;dan

·         Salinan/foto copy sah keputusan sementara kenaikan pangkat anumerta.

Kenaikan Pangkat Pengabdian bagi yang meninggal dunia

Kelengkapan administrasi :

·         Fotokopi SK pengangkatan calon PNS

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Fotokopi DP-3 dalam 1 (satu) tahun terakhir

·         Surat keterangan kematian dari Kepala Kelurahan/Desa

·         Daftar Riwayat pekerjaan dari Pejabat Pembina Kepegawaian

·         Surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang atau berat dalam 1 (satu) tahun terakhir dari Pejabat Pembina Kepegawaian

Kenaikan Pangkat Pengabdian bagi yang mencapai batas usiapension

Kelengkapan administrasi :

·         Fotokopi SK pengangkatan calon PNS

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Fotokopi DP-3 dalam 1 (satu) tahun terakhir

·         Daftar Riwayat pekerjaan dari Pejabat Pembina Kepegawaian

·         Surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang atau berat dalam 1 (satu) tahun terakhir dari Pejabat Pembina Kepegawaian

Kenaikan Pangkat Pengabdian bagi yang cacat karena dinas dan tidak dapat bekerja lagi dalam semua jabatan negeri

Kelengkapan administrasi :

·         Fotokopi SK pengangkatan calon PNS (CPNS)

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Berita Acara dari pejabat yang berwajib tentang kejadian kecelakaan

·         Fotokopi surat perintah penugasan, atau surat keterangan yang menerangkan bahwa CPNS/PNS tersebut mengalami kecelakaan dalam menjalankan tugas kedinasan

·         Laporan dari pimpinan unit kerja serendah-rendahnya eselon III kepada pejabat pembina kepegawaian yang bersangkutan tentang peristiwa yang mengakibatkan PNS tersebut cacat

·         Surat keterangan Tim Penguji Kesehatan yang menyatakan jenis cacat yang diderita oleh PNS yang bersangkutan dan tidak dapat bekerja lagi untuk semua jabatan negeri.

Masa kenaikan pangkat

·         Masa kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil ditetapkan tanggal 1 April dan 1 Oktober setiap tahun, kecuali kenaikan pangkat anumerta dan kenaikan pangkat pengabdian.

·         Masa kerja untuk kenaikan pangkat pertama Pegawai Negeri Sipil dihitung sejak pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil.

2.     Sistem Kenaikan Pangkat Pilihan

Kenaikan pangkat pilihan adalah kepercayaan dan penghargaan yang diberikan kepada PNS atas prestasi kerjanya yang tinggi.

Kenaikan pangkat pilihan diberikan kepada PNS yang :

·         Menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu;

·         Menduduki jabatan tertentu yang pengangkatannya ditetapkan dengan Keputusan Presiden;

·         Menunjukkan prestasi kerja luar biasa baiknya;

·         Menemukan penemuan baru yang bermanfaat bagi negara;

·         Diangkat menjadi pejabat negara;

·         Memperoleh STTB/Ijazah;

·         Melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu;

·         Telah selesai mengikuti dan lulus tugas belajar;

·         Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya yang diangkat dalam jabatan pimpinan yang telah ditetapkan persamaan eselonnya atau jabatan fungsional tertentu.

Persyaratan :

a.      . Bagi yang menduduki jabatan struktural.

Persyaratan umum :

·         Telah 4 (empat) tahun dalam pangkat terakhir.

·         Setiap unsur penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 (dua) tahun terakhir

·         Tidak akan melampaui pangkat atasannya,

·         Delum mencapai pangkat tertinggi yang ditetapkan bagi jabatannya.

·         Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan struktural dan pangkatnya masih 1 tingkat dibawah jenjang pangkat terendah yang ditentukan untuk jabatan itu, dapat dinaikkan pangkatnya setingkat lebih tinggi, apabila :

·         Telah 1 tahun dalam pangkat terakhir,

·         Sekurang-kurangnya telah 1 tahun dalam jabatan struktural yang didudukinya, dengan ketentuan :

ü  Dihitung sejak yang bersangkutan dilantik dalam jabatan yang definitif.

ü  Bersifat kumulatif lebih dari 1 jabatan struktural tetapi tidak terputus dalam tingkat jabatan struktural yang sama.

ü  Pegawai Negeri Sipil yang diangkat dalam jabatan struktural dan pangkatnya masih satu tingkat di bawah jenjang pangkat terendah yang ditetapkan bagi jabatan yang didudukinya, tetapi telah 4 tahun atau lebih dalam pangkatnya yang terakhir, dapat dipertimbangkan kenaikan pangkatnya setingkat lebih tinggi pada periode kenaikan pangkat berikutnya setelah ia dilantik dalam jabatannya itu.

Persyaratan administrasi :

·         Usulan/pengantar dari unit yang ditandatangani Kepala SKPD/UKPD

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir

·         Fotokopi SK pengangkatan dalam jabatan terakhir beserta surat pernyataan pelantikan

·         Fotokopi DP3 2 (dua) tahun terakhir       

b.      Bagi yang menduduki jabatan fungsional.

Persyaratan umum :

·         Sekurang-kurangnya telah 2 tahun dalam pangkat terakhir.

·         Telah memenuhi angka kredit yang ditentukan.

·         Setiap unsur penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 (dua) tahun terakhir

Persyaratan administrasi :

·         Usulan/pengantar dari unit yang ditandatangani Kepala SKPD/UKPD

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir, untuk kenaikan pangkat pertama kali lampirkan fotokopi SK CPNS dan SK PNS

·         Penetapan Angka Kredit (PAK) asli dan fotokopi PAK sebelumnya

·         Fotokopi pengangkatan pertama pada jabatan fungsional bagi pejabat fungsional yang pertama kali naik pangkat

·         Fotokopi SK pengangkatan dalam jabatan fungsional bagi pejabat fungsional yang mendapatkan peningkatan jenjang jabatan fungsional

·         Fotokopi DP3 2 (dua) tahun terakhir       

c.       Bagi PNS yang mendapatkan penyesuaian ijazah dan peningkatan pendidikan.

Persyaratan umum :

·         Akan diangkat dalam jabatan/diberi tugas yang memerlukan pengetahuan/keahlian yang sesuai dengan ijazah yang diperoleh;

·         Sekurang-kurangnya telah 1 tahun dalam pangkat terakhir;

·         Setiap unsur penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 1 tahun terakhir;

·         Memenuhi jumlah angka kredit yang ditentukan bagi yang menduduki jabatan fungsional tertentu; dan

·         Lulus ujian kenaikan pangkat penyesuaian ijazah dan ujian kenaikan pangkat peningkatan pendidikan

Persyaratan administrasi :

·         Usulan/pengantar dari unit yang ditandatangani Kepala SKPD/UKPD

·         Fotokopi SK dalam pangkat terakhir, untuk kenaikan pangkat pertama kali lampirkan fotokopi SK CPNS dan SK PNS

·         Fotokopi STTB/Ijazah dan Transkrip Nilai yang dilegalisir oleh pejabat yang berwenang

·         Surat keterangan pejabat Pembina kepegawaian serendah-rendahnya pejabat eselon II tentang uraian tugas yang dibebankan kepada PNS yang bersangkutan

·         Fotokopi sertifikat Surat Tanda Lulus  Ujian Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah/Peningkatan  Pendidikan

·         Fotokopi DP3 2 (dua) tahun terakhir       

B.  TATA CARA PEMBUATAN DP3 PNS

Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil disingkat dengan DP3 adalah daftar penilaian pelaksanaan kerja yang diberikan kepada seorang Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam melaksanakan tugas dan fungsinya sehari-hari. Penilaian ini diberikan oleh atasan langsung dari PNS tersebut di setiap unit kerjanya.

A.    Pengertian 

DP3 adalah Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan. Berdasarkan sifatnya DP3 bersifat rahasia, oleh sebab itu DP3 tersebut harus disimpan dengan baik dan dipelihara dengan baik pula. DP3 hanya dapat diketahui oleh PNS yang dinilai, pejabat penilai, atasan pejabat penilai, atasan dari atasan pejabat penilai ( sampai yang tertinggi ) dan pejabat  lain yang karena tugas atau jabatan yang mengharuskan ia mengetahui daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan.

Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan digunakan sebagai bahan dalam melaksanakan pembinaan Pegawai Negeri Sipil antara lain dalam mempertimbangkan kenaikan pangkat penempatan dalam jabatan, pemindahan, kenaikan gaji berkala dan lain-lain dan juga digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menetapkan suatu mutasi kepegawaian dalam tahun tahun berikutnya, kecuali ada perbuatan tercela dari Pegawai Negeri Sipil yang bersangkuan yang dapat mengurangi atau meniadakan nilai tersebut.

C.     Unsur-Unsur Penilaian

Unsur-unsur yang dinilai dalam Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1979 tetang Penilaian Pelaksanaan Peperjaan PNS, adalah sebagai berikut:

1.            Kesetian

Yang dimaksud dengan kesetiaan sebagai mana yang tercantum Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil  adalah: kesetiaan, ketaatan, dan pengabdian kepada pancasila, undang-undang Dasar 1945, Negara dan Pemerintah. Pada umumnya yang dimaksud dengan kesetiaan adalah tekad dan kesanggupan mentaati, melaksanakan, dan mengamalkan sesuatu yang ditaati dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab. Tekad dan kesanggupan tersebut harus di buktikan dalam sikap dan tingkat laku sehari-hari untuk melaksanakan tugas. Sedangkan yang dimaksud dengan pengabdian adalah penyumbangan pikiran dan tenaga ikhlas dengan mengutamakan kepentingan umum diatas kepentingan golongan atau pribadi.

2.      Prestasi Kerja           

Prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai seseorang PNS dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya. Pada umumnya prestasi kerja seseorang PNS antara lain dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman, dan kesuungguhan Pegawai Negeri Sipil yang bersangkuta

3.      Tanggung Jawab

Tanggung jawab adalah kesanggupan sesorang PNS menyelesaikan pekerjaan yang diserahkan kepadanya dengan sebaik-baiknya dan tepat waktunya serta berani memikul resiko atas yang diambilnya atau tindankan yang dilakukannya

4.      Ketaatan

Ketaatan adala kesanggupan seorang PNS, utuk mentaati segala peraturan perundang-undangan danperaturan kedinasan yang berlaku, mentaati perintah kedinasan yang diberikan oleh atasan yang berlaku , mentatai perintah kedinasan yang diberikan oleh atasan yang berwewenang, serta kesanggupan untuk tidak melanggar larangan yang ditentukan.

5.      Kejujuran

Pada umumnya yang dimaksud dengan kejujuran adalah ketulus hati seorang PNS dalam melaksanakan tugas  dan kemampuan untuk tidak menyalah gunakan wewenang yang diberikan kepadanya.

6.      Kerja Sama

Kerjasma adalah kemampuan seorang PNS untuk  bekerja bersama-sama dengan orang lain dalam menyelesaikan sesuatau tugas yang ditentukan, sehingga mencapai daya guna dan hasil guna yang sebesar-besarnya.

7.      Prakarsa

Prakarsa adalah kemampuan seorang PNS untuk mengambil keputusan, langkah - langkah,  atau   melaksnakan  sesuatu   tindakan  yang   diperlukan  dalam melaksanakan tugas pokok tanpa menunggu perinth atasan.

8.      Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang PNS untuk meyakinkan orang lain sehingga dapat dikerahkan secara maksimal untuk melaksanakan tugas pokok. Penilaian unsure kepemimpinan hanya dikenakan bagi PNS yang pangkat Pengatur Muda golonan ruang II/a ke atas yang memangku suatu jabatan.

D.    Pejabat Penilai dan Atasan Pejabat Penilai

1.            Pejabat penilai

Pejabat penilai adalah atasan langsung PNS yang dinilai, dengan ketentuan serendah-rendahnya Kepala urusan atau pejabat lain yang setingkat dengan itu, kecuali ditentukan lain oleh pejabat lain yang setingkat dengan itu, kecuali ditentukan lain oleh menteri, jaksa agung, pimpinan kesekretariatan lembaga tertinggi/tinggi Negara, pimpinan lembaga pemerintah non departemen, dan gubernur Kepala daerah Tingkat I  dalam lingkungannya masing-masing.  Pejabat Penilai menilai PNS yang secara langsung berada dibawahnya, misalnya : Menteri menilai sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, Direktur Jenderal, Kepala Badan  atau pejabat lain yang secara langsung berada dibawahnya. Sekretaris Jendereal menilai Kepala Biro dan Pejabat lain yang secara langsung berada dibawahnya. Kepala bagian menilai Kepala Sub bagaian dan pejabat lain yang secara langsung berada dibawahnya. Kepala sub bagian menilai Kepala Urusan dan Pejabat lain secara langsung berada dibawahnya. Kepala urursan meneilai  PNS yang berada dibawahnya.

Seorang pejabat penilai dapat memberikan penilaian apabila ia telah membawahi Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan sekurang-kurangnya 6 bulan. Apabila Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan dipekerjaan diperlukan untuk suatu mutasi kepegawaian, sedang pejabat penilai belum 6 bulan membawahi PNS yang dinilai, maka pejabat penilai tersebut dapat melakukan penilaian pelaksanakan pekerjaan dengan menggunakan bahan-bahan  yang ditinggalkan oleh pejabat yang lama.

Bagi Calon Pegawai Negeri Sipil, Daftar Penilaiain Pelaksanaan Pekerjaan  hanya dibuat dalam satu tahun yang bersangkutan apabila ia sampai dengan bulan Desember telah 6 Bulan menjadi CPNS, apabila CPNS dalan tahun yang bersangkutan belum 6 Bulan menjadi CPNS , penilaian pelaksanaan pekerjaan terhadapnya dilakukan tahun berikutnya.

Khusus bagi CPNS yang akan diangkat menjadi PNS, penilaian pelaksanaan pekerjaan di lakukan setelah ia sekurang-kurangnya 1 tahun menjadi CPNS terhitung mulai ia secara nyata melaksnakan tugasnya sesuai dengan ketentuan PP no 6 tahun 1976 Pasal 12.  CPNS yang telah dibuat daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaannya untuk kepentingan pengangkatan menjadi PNS, tidak usah lagi dibuat DP-3nya pada Bulan Desember tahun yang bersangkutan.

Setiap Pejabat Penilai berkewajiban mengisi dan memelihara Buku catatan penilaian  dalam buku catatan penilaian tersebut dicatat tingkah laku, perbuatan, tindakan PNS yang berangkutan yang menonjol, baik positif maupunyang negative, umpamanya prestasi kerja yang luar biasa baiknya, tindakan mengatasi keadaan yang sulit, sering tidak masuk kerja, berkelahi dan lain-lain. Buku catatan penilaian bagi PNS yang diangkat menjadi pejabat Negara, sedang menjalankan belajar, diperbantukan atau dipekerjakan pada perusahaan milik Negara, organisasi profesi badan swasta yang ditentukan, Negara sahabat, atau badan internasionaltetap dipelihara oleh pejabat penilai dari instansi. Buku catan Penilaiain disimpan dan dipelihara denghan sebaik-baiknya oleh pejabat penilai selama 5 tahun.

2.      Atasan Pejabat Penilai

Atasan Pejabat Penilai berkewajiban memeriksa daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan yang disampaikan kepadanya, baik ada keberatan maupun tidak ada yang keberatan dari PNS yang dinilai.  Dalam hal ada keberatan dari PNS yang dinilai, maka atasan pejabat penilai berkewajiban memeriksa dan memperhatikan dengan seksama keberatan yang diajukan oleh PNS yang dinilai dan tanggapan yang diberikan oleh pejabat penilai.

Apabila atasan pejabat penilai mempunyai las an-alasan yang cukup, maka ia dapat mengadakan perubahan yang dilakukan oleh atau menurunkan nilai. Perubahan nilai yang dilakukan oleh atasan pejabat tidak dapat diganggu gugat, dalam arti bahwa terhadap perubahan nilai itu tidak dapat lagi diajukan keberatan.

Perubahan nilai tersebut dicantumkan dalam daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan yang bersangkutan dengan mencoret nilai yang lama dan mencantumkan nilai yang baru. Nilai lama yang dicoret itu harus tetap terbaca. Setiap coretan harus diparaf oleh atasan pejabat penilai.

Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan, baru berlaku setelah ada pengesahan dari atasan pejabat penilai.

C.    Tata Cara Pembuatan

Langkah pertama yang haru diperhahatikan dalam pembuatan DP3 adalah menentukan  nilai setiap unsur penilaian dalam bentuk angka, kemudian ditentukanan nilai dalam sebutan. Sesuai PP No.10 Tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil dijelaskan bahwa nilai setiap unsur penilai dalam bentuk angka dan sebutan, adalah sebagai berikut:

1.      Amat baik                    = 91-100

2.      Baik                             = 76-90

3.      Cukup                          = 61- 75

4.      Sedang                       = 51- 60

5.      Kurang                       = 51- ke bawah

D.     Penyampaian DP3

Daftar penilaian Pelaksnaan Pekerjaan yang dibuat dan telah ditandatangani oleh pejabat penilai diberikan secara langsung kepada PNS yang dinilai oleh pejabat penilai. Apabila tempat bekerja antara pejabat penilai dengan PNS yang dinilai berjauhan, maka daftar penilaiain pelaksanaan pekerjaan tersebut dikirimkan kepada PNS yang dinilai.

PNS yang dinilai wajib mencantumkan tanggal penerimaan daftar penilaian  pelaksanaan pekerjaan yang diberikan atau dikrimkan kepadanya ruangan yang telah disediakan. Apabila PNS yang dinilai menyetujui atas penilaian terhadap dirinya sebagaimana tertuang dalam daftar penilaian peleksanaan pekerjaan, maka ia membubuhi tanda tangannya pada tempat yang telah ditetunkan, dan sesudah itu mengembalikan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan tersebut kepada pejabat penilai selambat-lambatnya 14 hari terhitung mulai ia menerima daftar penilai pelaksnaaan pekerjaan.

Selanjutnya daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan yang telah dibubuhi tanda tangan oleh PNS yang dinilai, dikirim oleh pejabat penilai kepada atasan pejabat penilai dalam waktu yang sesingkat mungkin untuk mendapatkan pengesahan.

E.    Pengajuan Keberatan

PNS yang dinilai yang merasa keberatan atas nilai sebagaimana tertuang dalam Daftar Penilaian pelaksanaaan pekerjaan, baik secara keseluruhan maupun sebagian, dapat mengajukan keberatan secara tertulis disertai alasan-alasannya kepada atasan pejabat penilai melalui hirarki keberatan tersebut dituliskan dalam daftar penilai palaksanaan pekerjaan pada ruangan yang telah disediakan. Keberatan tersebut harus sudah diajukan dalam jangka waktu 14 hari terhitung ia menerima daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan itu. Keberatan yang diajukan melebihi batas waktu 14 hari menjadi kadaluarsa, oleh sebab itu tidak dapat dipertimbangkan.  Walaupun seorang PNS berkeberatan atas nilai yang tercantum dalam daftar penilaian pelaksanaan Pekerjaan, ia harus membubuhkan tanda tangan pada tempat yang telah disediakan dan sesudah itu mengembalikan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan tersebut kepada pejabat penialai selamabat-lambatnya 14 hari terhitung mulai ia menerima daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan.

Pejabat penilai, setelah menerima keberatan dari PNS yang dinilai membuat tanggapan secara tertulis atas keberatan yang diajukan  oleh PNS yang dinilai. Tanggapan tersebut dituliskan dalam dafatar penilaian pelaksanaan pekerjaan pada ruangan yang telah disediakan.

Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan yang telah ditanda tangani oleh Pejabat Penilai dan PNS yang telah dikirimkan oleh Pejabat Penilai kepada atasan pejabat penilai selambat-lambatnya  14 hari  terhitung  mulai  ia menerima kembali daftar penilaian pelaksnaan pekerjaan itu dari PNS  yang dinilai.

F.    Penyimpanan DP3

Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan disimpan dan dipelihara dengan baik oleh pejabat yang diserahi menangani urusan kepegawaian selama kurun waktu  5 (lima) tahun, umpamanya Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan yang dibuat pada akhir tahun :

·         1981 disimpan sampai dengan akhir tahun 1986

·         1982 disimpan sampai dengan akhir tahun 1987 Dan seterusnya

·         Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan yang telah lebih dari 5 tahun tidak dugunakan lagi

·         Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan bagi PNS ;

·         Yang berpangkat Pembina golongan ruang IV/a keatas dibuat dalam 2 (dua) rangkap yaitu ;

ü  1 rangkap untuk arsip instansi yang bersangkutan

ü  1 rangkap dikirim kepada Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara

·         Yang berpangkat Penata Tingkat I golongan ruang III/d kebawah dibuat 1 rangkap.

·          Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan dapat dibuat melebihi jumlah rangkap sebagai tersebut diatas sesuai dengan ketentuan dari menteri, jaksa Agung, pimpinan Kesekretariatan Lembaga tertinggi Negara, Pimpinan Lembaga Pemerintah Non departemen, dan Gubernur kepala Daerah Tingkat I yang bersangkutan.

 G. Pejabat dan Tata cara penilaian DP3

Sifat DP3 adalah rahasia dan harus disimpan dan dipelihara dengan baik. DP3 tersebut Hanya dapat diketahui oleh PNS yang dinilai, pejabat penilai atasan, pejabat penilai,  atasan  dari  atasan pejabat  penilai  (sampai yang  tertinggi)  dan  atau pejabat lain yang karena tugas atau jabatannya mengharuskan ia mengetahui DP3.

 DP3 digunakan  sebagai  bahan  dalam  melaksanakan  pembinaan  atau pengembangan  karis  PNS antara lain:  dalam  mempertimbangkan  kenaikan pangkat, penempatan dalam jabatan, pemindahan dan lain-lain. Nilai dalam DP3 digunakan sebagai bahan pertimbanan untuk menetapkan suatu  mutasi  kepegawaian dalam  tahun  berikutnya  kecuali  ada  perbuatan tercela yang dilakukan oleh PNS yang bersangkutan yang dapat mengurangi atau meniadakan nilai tersebut.

PEJABAT PENILAI

 Pejabat penilai adalah atasan langsung dari PNS yang dinilai, dengan ketentuan sebagai berikut:

·         Serendah-rendahnya  Kepala  Urusan  atau  pejabat  lain  yang setingkat  dengan itu,  kecuali ditentukan  lain  oleh  Menteri,  Jaksa  Agung,  Pimpinan Kesekretariatan,  Lembaga  Tertinggi/Tinggi Negara,  Pimpinan  Lembaga Pemerintah  Non  Departemen,  dan  Gubernur  dalam  lingkungan masing-masing.

·         Pejabat penilai dapat memberikan penilaian apabila ia telah membawahi PNS yang bersangkutan sekurang-kurangnya 6 bulan, kecuali  untuk  suatu  mutasi kepegawaian  maka  pejabat  penilai  dapat melakukan  penilaian  pelaksanaan pekerjaan dengan menggunakan bahan-bahan yang ditinggalkan leh pejabat yang lama.

·         Pejabat peniaia berkewajiban melakukan penilaian terhadap PNS yang secara langsung berada di awahnya.

·         Penilaian  dilakukan  pada  bulan  Desember  tiap-tiap  tahun,  jangka  waktu penilaian  mulai  bulan Januari  sampai  dengan  Desember  dalam  tahun  yang bersangkutan

·         Berikut ini daftar pejabat penilai di lingkungan PNS

KETENTUAN BAGI CPNS

·         DP-3  hanya  dibuat  dalam  tahun  yang  bersangkutan  apabila sampai dengan Desember telah 6 bulan menjadi CPNS.

·         Apabila belum 6 bulan menjadi CPNS, P-3 dilakukan dalam tahun berikutnya.

·         CPNS  yang  akan  diangkat  menjadi  PNS,  P-3  dilakukan  sekurang-kurangnya 1 tahun menjadi CPNS terhitung mulai secara nyata melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketentuan Peraturan pemerintah Nomor 6 Tahun 1976 Pasal 12 jo Peraturan pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 Pasal 14, sehingga tidak usah lagi dibuat DP-3 nya pada Desember tahun yang bersangkutan.

KEWAJIBAN PEJABAT PENILAI

·         Melakukan P-3 terhadap PNS yang berada di bawahnya

·         Mengisi  dan  memelihara  buku  catatan  penilaian  yang  memuat  catatan tingkah laku/perbuatan/tindakan PNS yang menonjol baik yang positif atau negatif selama 5 tahun. Buku catatan -3 PNS yang diangkat menjadi Pejabat Negara, sedang menjalankan tugas belajar diperbantukan/dipekerjakan pada perusahaan  milik  negara,  organisasi  profesi,  badan  swasta  yang ditentukan, negara sahabat atau badan internasional tetap dipelihara oleh Pejabat Penilai dari  instansi induk  dengan  menggunakan  bahan-bahan  dari  pimpinan  yang besangkutan di mana PNS tersebut bekerja atau tugasbelajar.

TATA CARA PENILAIAN

Penilai P3 dilakukan dengan mengisi format penilaian yang sudah ada lampirannya yakni lampiran peraturan pemerintah nomor 10 tahun 1979. Nilai dinyatakan dengan sebutan dan angka sebagai berikut:

Amat baik       :  91 – 100

Baik                 :  76 – 90

Sedang            :  51 – 60

Kurang            :  51 ke bawah

Setelah melakukan penilaian kemudian selanjutnya hasil penilaian tersebut dituangkan dalam DP3, DP-3 yang dibuat dan telah ditandatangani oleh pejabat penilai diberikan secara langsung kepada PNS yang dinilai oleh pejabat penilai. Apabila tempat bekerja antara pejabat penilai dengan PNS yang dinilai berjauhan, maka DP-3 dikirimkan kepada  PNS  yang  dinilai.

PNS  yang  dinilai  wajib  mencantumkan  tanggal penerimaan  DP-3  yang  dikirimkan  kepadanya  pada ruangan  yang disediakan. Apabila  PNS  yang  dinilai  menyetujui  penilaian  terhadap  dirinya,  ia menendatangani  DP-3  tersebut  pada  tempat  yang  disediakan,  kemudian mengembalikan  DP-3 tersebut kepada  pejabat  penilai  selambat-lambatnya  14 (empat  belas)  hari  terhitung  mulai  ia  menerima  DP-3 itu.  DP-3  yang  telah ditandatangani  oleh  PNS  yang dinilai  diteruskan  oleh  pejabat  penilai  kepada atasan  pejabat  penilai  dalam  waktu  sesingkat  mungkin  untuk  mendapatkan pengesahan. Seperti inilah contoh Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil. DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan) bagi PNS

PENGUMUMAN PENTING MENGENAI DAFTAR PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN (DP3) BAGI PNSDI WILAYAH KANSAI, CHUGOKU DAN SHIKOKU

Sesuai dengan penerapan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) berbasis online, yang diluncurkan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) http://www.bkn.go.id/, yang secara efektif telah diterapkan sejak tanggal 25 Juli 2011, dan merujuk kepada PP No.10 Tahun 1979 Pasal 13 ayat (2), bersama ini dengan hormat disampaikan bahwa bagi:

v  Pegawai Negeri Sipil yang sedang menjalankan tugas belajar di luar negeri

v  Pegawai Negeri Sipil yang diperbantukan pada negara sahabat dan atau badan internasional

Maka sistem penilaian DP3-PNS dimaksud adalah sebagai berikut:

v  Pejabat Penilai             : Atasan  Langsung pada Instansi Asal

v  Atasan Pejabat Penilai : Atasan Langsung dari Pejabat Penilai

Apabila diminta oleh instansi asal, KJRI Osaka dapat memberikan bahan pemdukung bagi penilaian DP3-PNS dimaksud.

Dengan demikian, Penilaian DP3-PNS selanjutnya tidak dilakukan lagi oleh KJRI Osaka, melainkan, langsung oleh instansi PNS yang dinilai.

Demikian disampaikan, atas kerjasama dan pengertian diucapkan terima kasih.

Pedoman Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan ( DP3 )

·         Hasil Penilaian pelaksanaan pekerjaan PNS, dituangkan dalam Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan.

·         Dalam Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan unsur-unsur yang dinilai adalah:

ü  Kesetiaan

ü  Prestasi Kerja

ü  Tanggung Jawab

ü  Ketaatan

ü  Kejujuran

ü  Kerjasama

ü  Prakarsa, dan

ü  Kepemimpinan

·         Unsur kepemimpinan hanya dinilai bagi Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat Pengatur Muda golongan ruang II/a keata yang memangku suatu jabatan.

·         Nilai Pelaksanaan pekerjaan dinyatakan dengan sebutan dan angka sebagai berikut :

ü  Amat baik = 91 – 100

ü  Baik           = 76 – 90

ü  Cukup        = 61 – 75

ü  Sedang      = 51 – 60

ü  Kurang       = 50 ke bawah

·         Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan adalah bersifat rahasia

·         Pejabat penilai baru dapat melakukan penilaian pelaksanaan pekerjaan, apabila ia telah membawahi PNS yang bersangkutan sekurang-kurangnya 6 bulan.

·         Apabila PNS yang dinilai berkeberatan atas nilai dalam daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan, maka ia dapat mengajukan keberatan disertai dengan alasan-alasannya, kepada atasan pejabat penilai melalui hierarki dalam jangka watu 14 hari sejak diterimanya daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan tersebut.

·         Daftar daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan bagi PNS yang sedang menjalankan tugas belajar, dibuat oleh pejabat penilai dengan menggunakan bahan-bahan yang diberikan oleh pimpinan perguruan tinggi, sekolah atau kursus yang bersangkutan.

·         Khusus bagi PNS yang menjalankan tugas belajar diluar negeri, bahan-bahan penilaian pelaksanaan pekerjaan tersebut diberikan oleh Kepala Perwakilan Republik Indonesia di negara yang bersangkutan.

·         Khusus PNS yang diangkat menjadi anggota DPR RI dan DPRD, bahan-bahan penilaian pelaksanaan pekerjaan tersebut diberikan oleh Ketua Fraksi yang bersangkutan.

·         DP3 bagi PNS yang diperbantukan atau dipekerjakan pada perusahaan milik negara, organisasi profesi, badan swasta yang ditentukan, negara sahabat atau badan internasional dibuat oleh pejabat penilai dengan menggunakan bahan-bahan dari pimpinan perusahaan, organisasi, atau badan yang bersangkutan.

·         Khusus bagi PNS yang diperbantukan atau dipekerjakan pada negara sahabat atau badan internasional bahan-bahan penilaian pelaksanaan pekerjaan tersebut diberikan oleh Kepala Perwakilan RI di negara yang bersangkutan.

Pedoman Penilaian Kinerja PNS

Penilaian Kinerja PNS

Penilaian kinerja Pegawai Negeri Sipil, adalah penilaian secara periodik pelaksanaan pekerjaan seorang Pegawai Negeri Sipil. Tujuan penilaian kinerja adalah untuk mengetahui keberhasilan atau ketidak berhasilan seorang Pegawai Negeri Sipil, dan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan dan kelebihan-kelebihan yang dimiliki oleh Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan dalam melaksana-kan tugasnya. Hasil penilaian kinerja digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pembinaan Pegawai Negeri Sipil, antara lain pengangkatan, kenaikan pangkat, pengangkatan dalam jabatan, pendidikan dan pelatihan, serta pemberian penghargaan. Penilaian kinerja Pegawai Negeri Sipil dilaksanakan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil. Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil ( DP3 )

C. Daftar Urut Kepangkatan (DUK)

Adalah Suatu Daftar yang memuat nama Pegawai Negeri Sipil dan suatu satuan organisasi Negara yang disusun menurut tingkatan:, Duk Juga Adalah salah satu bahan objektif untuk melaksnakan pembinaan karier PNS berdasarkan system karier dan system Prestasi Kerja, Oleh karena itu DUK perlu dibuat dan dipelihara secara terus menurus

Pada setiap lembaga/institusi pasti ada daftar pegawai. Sesuai ketentuan, urutannya adalah tidak harus menempatkan kepala lembaga/institusi pada urutan teratas. Bagaimanakah pedoman untuk menata urutan daftar urut PNS?

Dalam DUK tidak boleh ada 2 (dua) nama Pegawai Negeri Sipil yang sama nomor urutnya, maka untuk menetapkan nomor urut yang tepat dalam satu DUK diadakan ukuran secara berturut-turut sebagai berikut :

• Pangkat
  PNS yang berpangkat lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK, Jika ada dua orang/lebih yang memiliki pangkat yang sama maka dari mereka yang lebih tua dalam pangkat tersebut dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.
• Jabatan
  Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama, maka dari mereka yang memangku jabatan yang lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dan dilihat yang lebih dahulu diangkat dalam jabatan yang sama tingkatannya.
• Masa  Kerja
  Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama dan memangku jabatan yang sama, maka dari mereka yang memiliki masa kerja sebagai PNS yang lebih banyak dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi
• Latihan Jabatan
  Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama dan memangku jabatan yang sama dan memiliki masa kerja yang sama, maka dari mereka yang pernah mengikuti latihan jabatan yang ditentukan, dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK.
• Pendidikan
  Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama dan memangku jabatan yang sama dan memiliki masa kerja yang sama, dan pernah mengikuti latihan jabatan yang ditentukan, maka dari mereka yang lulus dari pendidikan yang lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK.

Dasar Hukum :

1. UU RI No. 43 Tahun 1999;
2. PP No. 15 Tahun 1979;
3. Surat Edaran Kepala BAKN No. 03 Tahun 1980.

PembuatanDUK dan Penentuan Nomor Urut dalam DUK

a.  PembuatanDUK

1.       Daftar urut kepangkatan dibuat untuk seluruh pegawai negeri sipil  dari satuan organisasi Negara.

2.       Daftar urut kepangkatan dibuat sekali setahun

3.       Pejabat pembuat DUK :

·         Menteri, jaksa agung, pimpinan kesekretariasan lembaga tertinggi Negara, pimpinan pemerintah nondepartemen, gubernur, dan pejabat lain yang ditentukan oleh presiden, membuat dan memelihara DUK dalam lingkungan masing-masing.

·         Para pejabat tersebut diatas, selanjutnya dapat mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada pejabat lain dalam lingkungan kekuasaanya untuk membuat dan memelihara DUK dalam lingkungan masing-masing.

·         Pejabat yang dapat diberi wewenang untuk membuat dan memlihara DUK tersebut serendah-rendahnya setingkat dengan pejabat yang memangku jabatan structural eselon antara lain penilik sekolah dasar, penilik pendidikan agama, kepala sekolah dasar.

4.      DUK untuk pegawa yang diperbantukan, dibuat oleh :

·         Instansi yang menerima bantuan

·         Instansi yang memberi bantuan

5.       DUK untuk pegawai negeri sipil di luar jabatan organic tetap dicantumkan dalam DUK instansi yang bersangkutan.

6.       Calon pegawai negeri sipil tidak dicantumkan dalam DUK

7.       DUK secara nasional dibuat oleh BAKN, untuk golongan IV/a sampai dengan golongan IV/c.

b. Penentuan Nomor Urut dalam DUK
Ukuran yang digunakan untuk menetapkan nomor urut dalam DUK adalah sebagai berikut :

a) Pangkat
Pegawai negeri sipil yang berpangkat lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK.

Apabila ada dua orang atau lebih pegawai negeri sipil yang berpangkat yang sama, misalnya sama-sama berpangkat Pembina tingkat I golongan ruang IV/b, maka pegawai negeri sipil yang lebih tua dalam pangkat tersebut dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.

b) Jabatan
Apabila ada dua orang atau lebih pegawai negeri sipil yang berpangkat dama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama pual, pegawai negeri sipil yang memangku jabatan yang lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.

c) Masa kerja
Apabila ada dua orang atau lebih pegawai negeri sipil yang berpangkat sama memangku jabatan yang sama, maka pegawai negeri sipil yang memiliki masa kerja lebih banyak dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.

d) Latihan jabatan
Apabila ada dua orang atau lebih pegawai negeri sipil yang berpangkat sama memangku jabatan yang sama dan memiliki masa kerja yang sama, pegawai yang pernah mengikuti latihan jabatan yang ditentukan dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.
Jenis dan tingkat latihan jabatan tersebut ditentukan lebih lanjut oleh menteri yang bertanggungjawab dalam bidangg penertiban dan penyempurnaan aturan aparatur Negara.
Apabila jenis dan tingkat latihan jabatan sama, pegawai yang lebih dahulu lulu dicantumkan dalam nomor urut yang paling tinggi.

e)  Pendidikan
Apabila ada dua orang atau lebih pegawai negeri sipil yang berpangkat sama, memangku jabatan yang sama, memiliki masa kerja yang sama dan lulus dari latihan jabatan yang sama pula, pegawai yang lulus dari pendidikan yang lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.

f) Usia
Apablia ada dua orang atau lebih pegawai negeri sipil yang berpangkat sama memangku jabatan yang sama, memiliki masa kerja yang sama, lulus dari latihan jabatan yang sama, dan lulus dari pendidikan yang sama pula, pegawai yang berusia lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.

d.      Keberatan atas Nomor Urut dalam DUK

Pegawai negeri sipi yang merasa nomor urutnya dalam DUK  tidak tepat dapat mengajuka keberatan secara tertulis kepada pejabat pembuat DUK yang bersangkutan melalui hierarki. Pernyataan keberatan itu harus sudah diajukan dalam waktu 30 hari, terhitung mulai diumumkannya DUK. Keberatan yang diajukan melebihi jangka waktu tersebut tidak dipertimbangkan.

Pejabat pembuat DUK wajib mempertimbangkan dengan seksama keberatan yang diajukan oleh pegawai negeri sipil dalam lingkungan masing-masing. Apabila keberatan yang diajukan itu mempunyai dasar-dasar yang kuat, pejabat pembuat DUK menetapkan perubahan nomor urut dalam DUK sebagaimana mestinya, kemudian memberitahukan kepada pegawai negeri sipil yang bersangkutan.

Perubahan atau penolakan atas keberatan diberitahukan oleh pejabat pembuat DUK kepada pegawai negeri sipil dalam waktu 14 hari terhitung mulai tanggal ia menerima surat keberatan tersebut. Keberatan atas penolakan disampaikan oleh pegawai negeri sipil kepada atasan pejabat pembuat DUK melalui hierarki, dan dilakukan dalam waktu 14 hari terhitung mulai tanggal ia menerima penolakan atas keberatan tersebut.

Pejabat pembuat DUK kemudian membuat tanggapan dan mengajukan kepada atasan pejabat pembuat DUK yang bersangkutan, dan disampaikan dalam waktu 3 hari kerja terhitung mula tanggal ia menerima suart keberatan tersebut.

Atasan pejabat pembuat DUK wajib mempertimbangkam secara seksama. Perubahan atau penolakan dari atasan pejabat pembuat DUK harus segera diberitahukan kepada pejabat pembuat DUK, dalam waktu 14 hari terhitung mulai tanggal ia menerima surat tersebut, dan tidak dapat diajukan keberatan lagi. Terhadap DUK yang ditandatangani sendiri oleh menteri, jaksa agung, pimpinan kesekretariatan lembaga tertinggi/tinggi Negara, pimpinan lembaga pemerintah nondepartemen, dan gubernur, tidak dapat diajukan keberatan.

d. Penggunaan DUK

DUk digunakan sebagai salah satu bahan pertimbangan objektf dalam melaksanakan pembinaan karier pegawai negeri sipil. Apabila ada kekosongan jabatan, pegawai negeri sipil yang menduduki DUK yang lebih tinggi wajib dipertimbangkan lebih dahulu. Akan tetapi apabila pegawai negeri sipil tersebut tidak dapat diangkat untuk mengisi lowongan tersebut karena sesuat hal (tidak memenuhi syarat), hal ini harus diberitahukan kepada pegawa yang bersangkutan.

Ketentuan tentang pegawai negeri sipil yang menduduki nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK, tidak berlaku apabila :

1.      Pegawai yang bersangkutan dikenai pemberhentian sementara

2.      Pegawai yang bersangktutan sedang menjalani cuti di luar tanggungan Negara, kecuali       pegawai negeri sipil wanita yang menjalankan cuti di luar tanggungan Negara karena persalinan anaknya yang ke-4 dan seterusnya.

3.      Pegawai yang bersangkutan menerima uang tunggu.

e.       Perubahan dan Penghapusan Nomor urut dalam DUK

1. Perubahan Nomor Urut

Perubahan nomor urut dalam daftar urut kepangkatan diatur sebagai berikut :

a.       Apabila dalam tahun yang bersangkutan terjadi mutasi kepegawaian yang mengakibatkan perubahan nomor urut dalam DUK, pejabat pembuat DUK mencatat perubahan itu dalam DUK yang bersangkutan.

b.      Setiap mutasi kepegawaian misalnya kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pengangkatan dalam jabatan, pemindahan, pemberhentian, meninggal dunia, promosi, dan lain-lain mengakibatkan perubahan nomor urut dalam DUK.

c.       Untuk memudahkan pengurusan DUK, perubahan-perubahan karena mutasi kepegawaian cukup dicatat dengan menuliskan jenis mutasi kepegawaian dan tanggal berlakunya pada lajur yang telah disediakan.

1.Penghapusan Nomor Urut

Penghapusan nomor urut dilakukan pada waku penyusunan DUK untuk tahun berikutnya. Nomor urut seorang pegawai dihapuskan dari DUK apabila :

a. Pegawai tersebut diberhentikan sebagai pegawai negeri sipil.

b. Pegawai tersebut meninggal dunia

c. Pegawai tersebut pindah instans